文淵閣建成之後，乾隆帝極爲重視，他看到四庫館呈進的《永樂大典》輯本中有宋代程俱所撰《麟臺故事》一書，“所載典掌三館祕閣書籍，以執政領閣事，又有直祕閣、祕閣校理等官，頗稱賅備”，立刻想到正在編纂的《四庫全書》以及剛落成的文淵閣，因下令制定文淵閣官制職掌以及將來閣書管理章程。下面小編就爲大家帶來詳細的介紹，一起來看看吧!
乾隆四十一年(1776年)六月，乾隆帝在諭旨中說：“方今蒐羅遺籍，匯爲《四庫全書》，每輯錄奏進，朕親批閱釐正。特於文華殿後建文淵閣弆之，以充冊府而昭文治，淵海縹緗，蔚然稱盛。文淵閣國朝雖爲大學士兼銜，而非職掌，在昔並無其地。茲既崇構鼎新，琅函環列，不可不設官兼掌，以副其實。自宜酌衷宋制，設文淵閣領閣事總其成，其次爲直閣事，同司典掌，又其次爲校理，分司註冊點驗。
所有閣中書籍，按時檢曝，雖責之內府官屬，而一切職掌，則領閣事以下各任之，於內閣、翰、詹衙門內兼用。其每銜應設幾員，及以何官兼充，着大學士會同吏部、翰林院定議，列名具奏，候朕簡定，令各分職系銜，將來即爲定額，用垂久遠。”
於是，大學士舒赫德召集吏部及翰林院有關官員，詳細商定文淵閣官制職掌及各項管理章程。鑑於“文淵閣爲圖書之府，典籍充積，視宋三館祕閣，尤爲嚴重”，因而，在官制職掌方面，舒赫德等大臣提出參照宋代館閣制度，“置文淵閣領閣事二員，以大學士、協辦大學士、翰林院掌院學士兼充，總司典掌。
置文淵閣直閣事六員，以由科甲出身之內閣學士，由內班出身之滿詹事、少詹事、(侍)讀(侍)講學士，漢詹事、少詹事、讀講學士等官兼充，同司典守釐輯之事。置文淵閣校理十六員，以由內班出身之滿庶子、(侍)讀、(侍)講、洗馬、中(允)、贊(善)、編(修)、檢(討)，漢庶子、讀、講、洗馬、中、贊、修撰、編、檢，及由科甲出身之內閣侍、讀等官兼充，分司註冊點驗之事”。
同時，由內務府大臣兼充文淵閣提舉閣事銜，管理日常“管鑰啓閉等事”;“再設文淵閣檢閱官八員，由領閣事大臣於科甲出身之內閣中書內遴選，奏明兼充，令其於檢曝書籍時，詣閣隨同點閱，更足以昭慎重”。
這一建議得到了乾隆帝的批准，文淵閣官制遂正式定爲：“文淵閣領閣事二員，以大學士、協辦大學士、翰林院掌院學士充之;提舉一員，以內務府大臣充之;直閣事六員，以由科甲出身之內閣學士，由內班出身之滿洲詹事、少詹事、讀講學士，漢詹事、少詹事、讀講學士充之;校理十六員，以庶子、侍讀、侍講、編修、檢討充之;檢閱八員，以內閣中書充之。”
當年七月，大學士舒赫德、于敏中被任爲文淵閣領閣事，署內閣學士劉墉，詹事金士鬆，侍讀學士陸費墀、陸錫熊，侍講學士紀昀、朱珪等六人被任爲文淵閣直閣事;十月，翰林官員翁方綱等十六人被任爲文淵閣校理。這些在四庫館內分別擔任不同職任的朝廷重臣及纂修官，就成爲最早以原銜充任文淵閣各項職掌的官員。
乾隆四十六年(1781)年底，第一部《四庫全書》告成，並於次年春入藏宮中文淵閣。作爲首先入藏中祕重地的首部《四庫全書》，乾隆帝對書籍的典藏、管理予以了充分的重視和極大的關注。
在書籍的典藏方面，《四庫全書》的用紙、裝幀以及貯藏都極爲講究。紙張選用浙江上等開化榜紙，紙色潔白，質地堅韌，堪爲上品。書冊裝幀採用絹麪包背裝，即將書葉正折，使版心朝外，書葉左右兩邊都向書背，用紙捻訂牢，然後用絲絹將書冊前後連書背一併包裹糊連而成。
考慮到《四庫全書》囊括四部，卷帙繁富，爲便於識別和檢閱，書冊裝幀特別採用了分色包背裝法，即使用不同顏色的絹面來區別經、史、子、集各部書籍。這就是乾隆帝在其詩文中多次提到的“經史子集四部各依春夏秋冬四色”裝潢的辦法，即“經部用青色絹，史部用赤色絹，子部用月白色絹，集部用灰黑色絹”，以色分部，一目瞭然。
乾隆帝有詩云：“浩如慮其迷五色，挈領提綱分四季。經誠元矣標以青，史則亨哉赤之類，子肖秋收白也宜，集乃冬藏黑其位。”至於《四庫全書總目》，由於“此係全書綱領，未便仍分四色裝潢”，故專“用黃絹面頁，以符中央土色，俾卷軸森嚴，益昭美備”。
爲便於使用和保存，還專門製作精緻的楠木書函，每若干冊書置入一函，襯以夾板，束之綢帶，書函的一端可以開閉，函面端楷刻寫全書名稱、書函序號以及所屬部類和具體書名，並飾以與該書所屬部類及書冊封面相同的顏色。如《尚書詳解》一函六冊，函面刻寫“欽定四庫全書”“第二百七函”“經部”“尚書詳解”，字跡均爲綠色。
書冊裝函後，即按部類順序放入專門製作的書架，安置閣中。計經部書二十架，每架四十八函，凡九百六十函，分貯下層兩側;史部書三十三架，每架亦四十八函，凡一千五百八十四函，藏於中間暗層;子部書二十二架，每架七十二函，凡一千五百八十四函，安放上層之中;集部書二十八架，每架亦七十二函，凡二千零十六函，分置於上層兩旁。總計一百零三架，六千一百四十四函，三萬六千冊。
爲便於查找翻閱，還另外繪製了《四庫全書排架圖》，一併庋置其中，需要時按圖索驥，循架取書，既方便又快捷。
爲表示對第一部抄成貯閣的《四庫全書》的重視，乾隆帝還特別允准，在每冊書的首頁鈐蓋“文淵閣寶”，末頁鈐蓋“乾隆御覽之寶”，由此而開各閣《四庫全書》鈐印之先例。其後陸續抄成的內廷各閣全書，也因其閣名和成書時間先後而分別加蓋不同的鈐印，不僅成爲各閣《四庫全書》獨特的標誌，也成爲人們稱呼《四庫全書》時均冠以閣名的依據。
隨着《四庫全書》的入藏，文淵閣的各項管理工作也提上日程。領閣事上傳下達，總司其責;提舉閣事直接管理一般事務，並督率所轄內務府司員具體從事看守、收發、掃除等各項雜務;直閣事、校理、檢閱各員則每日輪流入值，負責書籍的查點檢閱等事宜。
爲便於管理，朝廷還根據原定章程，在上駟院就近撥出房屋十餘間，作爲領閣事、提舉閣事大臣，並直閣事校理、檢閱等官，以及內務府司員、筆帖式等人入值辦事之所。
自此而後，“除內務府官員常川照料外”，直閣事校理、檢閱等官員，則“每日輪派二人當值，辰入申出，率以爲常。遇有查取書籍等事，即令當值校理經管，隨時存記，以備查覈。其一切上架、啓函、翻檢、點閱等事，仍令檢閱各官會同內務府官員辦理。直閣事官亦令不時赴值，公同照料，俾寶文典”。凡遇當值，皆由“官廚設饌同餐，午後乃散”。
日常入值之外，每年特定時期的曝書，也是管理工作的重點。原擬章程參照宋代祕書省每年仲夏曝書成例，定於每年五六月間曝書。但全書貯閣之後，考慮到當時宮中其他各處書籍例於每年三、六、九月晾曬的實際情形，主管大臣特別奏請將文淵閣曝書改爲三、六、九月，以與宮中慣例相一致。這一建議，得到乾隆帝允准。於是，每年數次的文淵閣曝書，成爲一時盛事。屆期，上自領閣事、提舉閣事大臣，並直閣事、校理、檢閱，下至內務府司員、筆帖式等各級官員人等齊聚一堂，“將插架諸書按部請出，交校理各官登記檔冊，檢閱各官逐一挨本翻晾畢，即敬謹歸入原函，以昭慎重”。
然而，在長期的管理過程中，由於文淵閣所設各項官職分別由內閣、翰林院、內務府和奉宸苑等衙門派員兼任，時間一長，不免出現職責不清，互相扯皮的現象。不僅平日司事收發等一般事務彼此推諉，就連每年數次的曝曬書籍，也成了應付差事。
這種狀況，直接影響到書籍的管理與保存。乾隆帝認爲，“文淵閣提舉閣事一員，系由總管內務府大臣兼充，其司員以及看守掃除之人，皆其所轄，呼應較靈”，下令將閣中一切事務“交提舉閣事一人專爲管理，其領閣、直閣、校理、檢閱等官，俱作爲兼充虛銜，不必辦理本閣事務”。
至於每年數次的曝書成例，乾隆帝也認爲，“各書裝貯匣頁用木，並非紙背之物，本可無虞蠹蛀。且卷帙浩繁，非一時所能翻閱，而多人抽看曝曬，易至損污，入匣時復未能詳整安貯，其弊更甚於蠹蛀”，下令“嗣後止須慎爲珍藏，竟可毋庸曝曬。其地面一切，亦無須奉宸苑經理。庶專司有人，而藏書倍爲完善”。於是，曝書工作奉命停止，他人也不再參與閣事，閣中書籍及一應事務全部交由內務府管理，文淵閣遂成爲事實上的“禁御重地”。
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