源出周官幕人
按其源流，師爺源出周王之官——“幕人”。《周禮·天官冢宰第一》記載：“幕人掌帷、幕、幄、帟、綬之事。凡朝覲、會同、軍旅、田役、祭祀，共其帷、幕、幄、帟、綬。”又曰：“掌次掌王次之法，以待張事。”《周禮註疏》雲：“王出宮，則幕人以帷與幕等送至停所，掌次則張之。”據此看來，“幕人”的職責就是掌管帷幕等物，並在周王朝覲、會同、軍旅、田役、祭祀時張幕、設案。
古代將帥出征，治無常處，需要安營紮寨，就由幕人張幕設案，以幕爲府，故稱幕府，其佐治人員如參謀、文書等則統稱幕僚。以後相沿成習，幕府成爲各級軍政官署之代稱，那些幫助軍政大員辦理各類事務的文人學士，也就獲得幕賓、幕僚、幕友等稱謂。清帝雍正在他的上諭裏就說過：“今之幕客，即古之參謀記室。凡節度觀察，皆徵辟幕僚，功績果著，即拜表薦引。其仿古行之。”這些參謀記室人員往上溯源，就是周官幕人，幕人就是從事幕業人員的原始稱謂。
漢代
漢代幕業發展的另一種形態是刀筆吏。據《史記·李將軍列傳》記載，大將軍衛青對長史下了一道命令，催促李廣到幕府去回答軍隊迷失道路之事。李廣到幕府後，對他的手下人說：“我今年六十多歲了，終究是不能再次面對刀筆之吏。”於是引刀自刎。看來李廣對幕府刀筆吏的厲害深爲知曉。這有前車之鑑。漢景帝時有人誣告周亞夫謀反，周亞夫辯解他買的兵器是“葬器”，是爲了陪葬之用，吏簿則說：“你即使不在地上反，也會在地下反。”這種刀筆吏手法，在後代師爺故事中屢見不鮮。而“幕府”一詞也首見於《史記》。
漢代幕僚制度已基本成型。漢代公卿、郡守都有權聘用僚屬，光武中興之後辟召之風尤其興盛。光武帝曾徵召過故人嚴子陵，但嚴子陵卻寧願在富春江釣魚。東漢末，各派豪族軍閥，擁兵割據，爲確保各自發展，爭將天下名士羅致幕下，以壯勢力，這導致了幕僚制度進一步發展。
魏晉南北朝
西晉永嘉之亂以後，中原戰亂不斷，北方大批士人南下，他們失去了原有的土地田宅，流落江表，一些地方實力派紛紛招引他們爲賓客，以壯勢力。另有一些挾一技之長的奇人異士，或者名聲很高的“隱士”，身處亂世，也依附豪門望族爲幕賓。
東晉時期權臣桓溫圖謀篡奪天下，參軍郗超爲他謀劃。謝安與王坦之曾經去拜訪桓溫，談論國家大事，桓溫就讓郗超藏在幕帳之後偷聽。沒想到一陣風來，吹開了簾帳，郗超露了出來，謝安笑道：“郗生可謂入幕之賓矣。”這是歷史上首次出現幕賓一說。
南北朝時期，名士庾杲之受聘到王儉的幕府中去做長史，有朋友表示祝賀，說有這樣的名士入幕，好比芙蓉依傍着蓮花池的綠水，更加亮麗。後人因爲這個典故，往往將幕府雅稱爲“蓮幕”，因此入幕之賓也就連帶成爲蓮幕了。這正好和表示官府大堂的“琴堂”相對，以示賓主相得之意。
隋唐五代宋
隋朝開始罷郡，置州統縣。及至唐代天寶之後，各地有團練防禦使及節度使之屬，允許配備判官兩人，掌書記一人。在唐代諸使幕府中，府主與入幕之士之間雖有主客關係，但本質上是長官與佐僚的關係。唐代諸使雖然在用人行政上與魏晉南北朝時的地方長吏有所差異，比如幕府闢客要奏聞朝廷，但其用人的自主權基本上沒有改變。闢署作爲一條入仕之途，雖然在地位上不如剛剛興起的科舉，但仍然是一條重要的途徑。未能從科舉之途發達的士子，還可以通過幕府的闢署進入仕途，並由此緣級進身。換言之，在幕僚制下，入幕就是入仕。
五代初期，各方鎮都很重視幕府中的書記官。因爲羣雄割據，互相爭勝，即使書信往來也不甘落於人後，務要高人一籌。因此，各方鎮普遍延請名士，以充實幕府。但藩鎮武夫，恃權任氣，又往往凌蔑文人，甚至於殺害。鄭準做荊南成汭的書記官，因爲雙方不合辭職而去，引起了成汭的憤怒，暗中派人將鄭準在途中殺害。書記官尚且如此，此外副使、判官之類就更不用說了。清代趙翼在《廿二史札記》中把這種現象稱爲“五代幕僚之禍”。
北宋初，統治者鑑於藩鎮勢力導致中央大權旁落，就對幕僚制度進行改革，幕僚聘用由自闢改爲中央任命;幕僚數目由不確定改爲員額限定。最大變化乃是削弱幕僚地位，使其功能由可以決策政務，轉向協助長官管理行政。自此幕僚逐漸與長官脫鉤，成爲幕主之佐治人員而定型下來。宋人對作幕之人有三種稱謂：幕客、幕僚和幕職官。
明代
明代是師爺的萌芽和醞釀階段，但在明代政府文件中尚未提及幕友在政務上的作用，明末小說、戲曲裏也沒有“師爺”的形象。師爺作爲一個獨立的行業在明代尚未興起，但體形已具。
明代一個引人注目的現象就是紹興胥吏幫的興起，紹興胥吏幫也就是清代紹興師爺的濫觴。在明代，科舉落第的紹興人已盛行做衙門書吏。明朝人王士性在他的《廣志繹》裏說，朝廷上自九卿，下至閒曹細局，書吏基本上都是越人。明代小說《醒世恆言》裏也說紹興人把當書吏作爲一項生意來做，常常採用“飛過海”的辦法來積累選官資格，以至於天下衙官(指州縣的佐貳官，一般情況下書吏最高只能做到這個層次)一大半出自紹興。
清代
清代是師爺的全盛時代，也是師爺活動的主要時代。清代地方主管官吏，上自總督、巡撫，下至知州、知縣，一般都要聘請若干位師爺幫助自己處理政務。以州縣而論，清代全國共有1500多個州縣，絕大多數州縣都聘有師爺。每一州縣的師爺多則十數人，少則二三人，合計全國州縣師爺不下萬人。如果再加上總督、巡撫、布政司、按察司、知府等衙門中的師爺，數量就更可觀了。費正清(美國學者)在《劍橋中國晚清史》中的說法是：“隨着官員在省級或地方一級職責的加重，幕友的規模和人數也跟着增加。到18世紀末，這些助手的總人數估計已達7500人。雖然沒有可靠的調查統計數字，但可以假定他們的人數在19世紀繼續有所增長。”
因此，當時社會上流行着一句諺語：無幕不成衙。清人李伯元所著小說《文明小史》第三十回寫道：“什麼叫做‘作幕’?就是各省的那些衙門，無論大小，總有一位刑名老夫子，一位錢穀老夫子。”作幕就是當師爺，刑名、錢穀老夫子是師爺中最重要的兩種。《文明小史》所說的情形反映了清代師爺興盛的景況。
清代師爺極爲活躍，在清代官場和社會中的作用極爲重要。他們是幕主的親信、智囊、私人助理，幕主將他們倚爲左右手，委以重任，不可或離。他們本身雖然不是官，但是所辦的都是重要的官府公事。他們手中掌握了相當一部分官府的實際權力，雖說是佐官以治，實際卻在很大程度上是代官出治。
沒落
隨着中西交流的日益頻繁和加深，傳統的師爺體制越來越不適應社會的發展變化，新興的洋務運動就對師爺體制形成了致命打擊，肇始者就是洋務運動的著名領袖張之洞。張之洞督鄂以後，第一項改革，就是不聘刑名師爺，在署中只設立刑名總文案，全督府中可以稱呼“老夫子”的僅僅是教讀先生。這一改革影響了省、道、府、州、縣各級衙門，它們都紛紛效仿，改設刑名師爺爲科長，幕友制度由此逐漸走向終結。從歷史角度看，清末幕友制度的終止，並沒有從根本上杜絕師爺職業，只不過是師爺職責從體制外又回到了體制內，從幕友角色又重新回到了幕僚角色，這是歷史本身具有的往復力量。
沒落的原因
清朝末年，中國社會受到歐風美雨的強烈刺激，相應地起了各種變化，整個時代迅速走向崩潰，師爺體制也走向崩潰。具體原因大致有三：
一是晚清政府爲了適應社會變化，整頓官僚體制，相繼裁撤了河東河道總督、詹事府、通政司、大常寺、光祿寺、鴻臚寺以及湖北、雲南、廣東等地的巡撫衙門，減少重疊和虛設的機構。於此相應的是，各省也裁撤了不少衙門與人員。所謂“皮之不存，毛將焉附”，大量裁撤下來的師爺只好選擇離開，另謀出路。
二是清末新式學堂興起，出國留學成爲風尚，1905年更是廢了科舉制度。至宣統三年(1911年)，全國各地興辦新式學堂達5萬多所，有學生100多萬。新式學堂的學生和出國留學生，成爲一個新的文化羣體，對知識結構老化的師爺們形成一種無形的淘汰力量。
三是晚清政府推行司法獨立，在北京設立大理院，各省設立高等廳，各府、縣設立地方廳，訟事審理由法院專使司職，同時，起用歸國留學生和各地法政學堂、法政速成班、養成所等地培養出來的畢業生，並用新型的法律手段代替傳統的審判方式，以新型的司法專門人才取代刑名師爺，從根本上動搖了刑名師爺的基礎。而且，由於此類法政學堂、速成班、養成所的學生還兼修財政、經濟、會計等學科，這就動搖了錢穀師爺的基礎。隨着刑名、錢穀兩大師爺生存基礎的逐漸動搖，師爺羣體的作用和影響也就由衰微而走向沒落。
